1. Adopte la tecnología

Si va a tener un evento totalmente virtual, no complique las cosas con invitaciones en papel y registros telefónicos.

En su lugar, asegúrese de tener un registro / registro en línea fácil de navegar que funcione igualmente bien en computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Piense en cosas como URL simples y códigos QR para brindar un acceso rápido a los asistentes.

Asimismo, piense qué formatos de presentación utilizará y tómese el tiempo para ensayar con ellos. Un retraso por «dificultades técnicas» puede ser comprensible, pero distrae la atención de la experiencia general.

Asegúrese de que los equipos y presentadores sepan cómo hacer la transición entre cámara en vivo, video, uso compartido de pantalla, juegos y pasar a otros oradores mucho antes de su evento.

2. Socializa

En todas las industrias, las redes sociales continúan siendo una de las principales formas en que los clientes, clientes y prospectos interactúan con las marcas.

Asegúrese de promocionar su evento en sus diversos canales de redes sociales para llegar a su público objetivo.

No lo olvide: puede segmentar su audiencia por ubicación geográfica y otros datos demográficos si necesita comunicarse con algunos, pero no con todos.

No olvide publicar también resúmenes y aspectos destacados en los canales de las redes sociales después de su evento para que pueda aprovechar su reunión para ganar más seguidores y hacer crecer su audiencia.

3. Luces. Cámara. Acción.

A estas alturas, la mayoría de las audiencias han pasado al menos algún tiempo en un entorno de videoconferencia Zoom o similar. Eso significa que no se impresionan fácilmente con una cámara portátil incorporada, iluminación estándar y un fondo virtual de la playa.

Asegúrese de tratar sus eventos digitales con el mismo nivel de valor de producción que le gustaría ver cuando asista en persona. Los presentadores deben tener un maquillaje y un vestuario adecuados para la ocasión.

La iluminación y el sonido deben tener calidad de estudio. Los fondos y las imágenes deben producirse profesionalmente (e incluso personalizarse para el evento o la marca, según corresponda).

Estos pueden parecer pequeños detalles, pero son exactamente lo que hace que un evento sea memorable y el otro simplemente poco impresionante.

4. Sea un anfitrión superestrella

Todos sabemos cuáles son las mayores molestias de los eventos virtuales en estos días: conversaciones cruzadas, interrupciones, dificultad en la transición entre las salas principales y las salas de reuniones, y cosas por el estilo.

Afortunadamente, casi todos estos pueden resolverse o eliminarse designando un anfitrión del evento o un maestro de ceremonias para guiar a la audiencia a través del evento.

Además de mantener en movimiento la ejecución del espectáculo, su anfitrión también puede ayudar a aumentar la participación llamando a ciertos asistentes y puede ofrecer alguna orientación para que los asistentes sepan qué esperar a continuación.

También puede considerar tener un equipo de soporte disponible a través del chat del evento o por teléfono para ayudar con problemas técnicos específicos, preguntas de seguimiento y otras preguntas similares.

Si tiene sentido que su anfitrión sea alguien del liderazgo de su marca, ensaye y utilice su experiencia. También puede encontrar que funciona mejor tener un locutor contratado, un experto reconocido en la industria o un talento famoso para liderar a su audiencia.

En todos estos casos, asegúrese de ofrecer una experiencia integral utilizando ese host como su mensajero para correos electrónicos de seguimiento, redes sociales, mensajes de agradecimiento y más después de que haya concluido su evento.

5. Dame un respiro

Piense en un evento en vivo y en persona. La gente se mezcla, toma asiento, participa en algún entretenimiento, toma asiento nuevamente, camina afuera para tomar un poco de aire fresco, algunos regresan al interior para los anuncios, disfrutan de algo de comida y bebida, y luego se mezclan un poco más al salir.

Este mismo tipo de espaciado también debe estar disponible en eventos virtuales.

Trate de mantener presentaciones y segmentos entre 15 y 20 minutos como máximo, con descansos de 5 a 7 minutos entre cada segmento.

Sin embargo, no haga las pausas como «aire muerto». Para aquellos que quieran ir al baño, tomar un vaso de agua o estirar las piernas, su tiempo de descanso no debe ser una actividad imperdible.

Pero para aquellos que se sienten cómodos para quedarse durante un descanso, asegúrese de que haya música, trivia, un juego o incluso una presentación de diapositivas para mantenerlos involucrados y comprometidos.

6.Haga que su contenido cuente

Después de todo el tiempo que ha dedicado a la organización de un evento virtual, sería una pena no aprovecharlo tanto como sea posible.

Planifique con anticipación para asegurarse de que se graben varias sesiones y presentaciones para que pueda usarlas más adelante en campañas de marketing o redes sociales.

Nunca se sabe, las preguntas y respuestas de su evento en vivo podrían convertirse en un video de preguntas frecuentes asombrosas en su sitio web, o en un seminario web descargable que puede utilizar para atraer nuevos clientes o contactos.

Considere también que el material de video obtiene las tasas de participación más altas en las redes sociales y otras plataformas digitales, y la programación de su evento encaja perfectamente en esta categoría.

fuente: vibe